12 May 2020

Drive In Events

More info? Do not hesitate to contact us!

De eventsector schoot tijdens de coronacrisis in zijn meest creatieve versnelling. Mobiliteitspartner Fluxology vormt daarop geen uitzondering. Zij schreven een open source roadmap, beschikbaar via fluxology.be zodat iedereen veilige en aangename drive-in events kan organiseren, van lokale Chiro tot muziek multinational. Een gesprek met oprichters van het bedrijf, Jasper Foré en Kenny Vanderhaeghe.

Het hoeft weinig betoog dat deze coronacrisis er zwaar heeft ingehakt bij de evenementensector. Bijgevolg ook voor Fluxology, aldus Foré en Vanderhaeghe. De core business van hun bedrijf is organisatoren van events bijstaan bij elk aspect van mobiliteit naar, van en tijdens een evenement. Daarin bouwden ze de afgelopen tien jaar heel wat ervaring én expertise op. Met behulp van een hands on benadering, kan Fluxology een doordachte mobiliteitsaanpak aanbieden.

Het coronavirus zorgde ervoor dat de sector zijn eigen inventiviteit en flexibiliteit moest aanspreken. Organisatoren zochten en vonden passende alternatieven, zoals bijvoorbeeld drive-in events. Bij deze evenementen is het de bedoeling om bijvoorbeeld met en in de eigen wagen een film, festival of concert bij te wonen. Fluxology sprong onmiddellijk mee op de kar. De oprichters zagen het bedrijf, als ervaren mobiliteitspartner, perfect in dit plaatje passen.

Drive-in events organiseren is niet de evidentie zelve, aldus Foré en Vanderhaeghe. Zo komt er heel wat denkwerk en planning bij kijken. Denk maar aan zichtlijnen, publieksstromen, faciliteiten en on site communicatie. Het feit dat de coronarichtlijnen regelmatig worden aangepast, maakt het er niet gemakkelijker op. Het valt niet te onderschatten hoe gecompliceerd het is om de voorschriften voor physical distancing te respecteren. Logischerwijs hebben heel wat organisatoren weinig ervaring in deze nieuwe materie en is het voor hen moeilijk het bos door de bomen te zien. In dit opzicht tracht Fluxology de ideale partner te zijn voor alle organisatoren, groot of klein, door haar expertise te delen. Speciaal hiervoor ontwierp het bedrijf een roadmap, die elke fase van de mobiliteit van A tot Z belicht. Dit gaat van planning, over communicatie tot de on site uitvoering.

Concreet is het centrale doel van de roadmap contacten tussen verschillende bezoekers zo veel mogelijk te vermijden. Bezoekersstromen dienen daarom juist en duidelijk gestuurd te worden, met als gevolg dat ook het terrein op een doordachte manier in verschillende zones verdeeld zal moeten worden. Deze twee zaken zijn van cruciaal belang, waardoor er vanaf de conceptuele fase van een event hiermee rekening met gehouden moet worden. Bij grotere events zal dit betekenen dat er bijvoorbeeld verschillende tijdsloten voor aankomst en vertrek dienen opgesteld te worden. Kleinere events zullen echter ook afstand tussen wagens moeten kunnen garanderen. Deze organisatoren kunnen daarom bij Fluxology, als mobiliteitspartner voor onder andere Greenhouse Talent en het Afrika Museum, aankloppen om verder ondersteund te worden met de nodige expertise en ervaring.

Deze nieuwe roadmap zal ook in de toekomst van pas komen. Foré en Vanderhaeghe zijn ervan overtuigd dat, eenmaal de crisis op zijn einde loopt, de verhoogde aandacht rond gezondheid en hygiëne niet snel zal verdwijnen. De afgelopen maanden nam het bewustzijn van potentiële risico’s drastisch toe. Van organisatoren zal verwacht worden strenge gezondheidsmaatregelen te nemen, en dit zeker tot er een vaccin voorhanden is. Helaas is een tweede of zelfs derde coronapiek niet ondenkbaar. Voorkomen is beter dan genezen, daarom heeft elke organisator er belang bij om nu al zoveel mogelijk knowhow te verzamelen. Fluxology maakt zich tevens sterk dat de tips uit hun roadmap nog lange tijd relevant zullen blijven. Het vlot organiseren van in- en uitstroom zal bijvoorbeeld te allen tijde belangrijk blijven. De regelgeving rond physical distancing creëren verwachtingen die nog lang zullen blijven hangen. En natuurlijk is, volgens de oprichters, rekening houden met zichtlijnen en het uittekenen van je terrein niet iets dat enkel in tijden van corona moet gebeuren. Ten slotte blijft Fluxology ook uitgebreide expertise aanbieden die verder gaat dan de roadmap.