Idéalement, nous recommandons de nous contacter plusieurs semaines à l'avance afin d'optimiser la planification et de préparer votre projet dans les meilleures conditions.

Cependant, nous restons flexibles et pouvons intervenir rapidement sur des demandes de dernière minute, sous réserve de disponibilité.

Oui. Nous sommes habitués à gérer des demandes urgentes et des changements de dernière minute.

Selon la complexité du projet, nous sommes en mesure de déployer une solution de mobilité complète en moins de 24 heures, sous réserve de disponibilité.

Oui. FLUXOLOGY intervient sur l'ensemble du territoire belge et peut également accompagner des projets en Europe et à l'international.

Que votre événement se déroule en centre-ville, dans un lieu événementiel, sur un site industriel ou sur plusieurs sites simultanément, nous concevons une solution de mobilité adaptée à vos besoins.

Oui. Nous concevons et mettons en place des parkings temporaires sur mesure, adaptés à votre terrain, à l'espace disponible et au nombre de véhicules attendus.

De l'étude d'implantation jusqu'à la mise en œuvre sur le terrain, nous optimisons la capacité de stationnement tout en garantissant une circulation fluide, sécurisée et une expérience optimale pour vos participants.

Absolument. Nous disposons de l'expérience et des ressources nécessaires pour gérer de quelques centaines à plusieurs milliers de véhicules, tout en assurant une circulation fluide, sécurisée et parfaitement organisée.

Chaque plan de mobilité est conçu sur mesure en tenant compte des pics d'arrivée et de départ, des contraintes du site, de la capacité de stationnement disponible et du nombre de participants attendus.

Oui. Nos équipes expérimentées assurent la bonne exécution de votre plan de mobilité tout au long de votre événement.

Selon vos besoins, elles peuvent notamment prendre en charge :

• L'orientation et le guidage des véhicules
• La gestion des parkings
• L'accueil et l'information des participants
• La gestion et la coordination des navettes
• L'installation de la signalisation et du balisage

Nos équipes travaillent en étroite collaboration avec vos organisateurs, vos prestataires et les services de sécurité afin de garantir une mobilité fluide, sécurisée et parfaitement coordonnée.

Nous sélectionnons rigoureusement nos collaborateurs sur base de leur fiabilité, de leur professionnalisme et de leur expérience. Ils bénéficient d'une formation spécifique aux métiers de la mobilité événementielle.

Nos équipes sont notamment formées à :

• La gestion des flux de véhicules et de personnes
• Les procédures de sécurité et la prévention des risques
• L'accueil et l'accompagnement des participants

Au-delà des compétences techniques, nous accordons une grande importance au savoir-être, à la communication et à la présentation de nos équipes afin de garantir une expérience de qualité à vos invités.

Oui. Toutes les prestations de personnel sont facturées sur une base minimum de 4 heures par collaborateur sur site.

Cette durée minimale nous permet de garantir la disponibilité, la mobilisation et le déploiement de nos équipes tout en maintenant le niveau de qualité attendu pour chaque événement.

Oui. Nous concevons et coordonnons des solutions complètes de transport de personnes, adaptées aux besoins spécifiques de votre événement.

Nos prestations comprennent notamment :

• La planification des opérations de transport
• La sélection des véhicules les plus adaptés
• L'élaboration des itinéraires et des horaires
• La coordination sur site
• Le suivi opérationnel tout au long de l'événement

Qu'il s'agisse de navettes entre des parkings déportés, des hôtels, des gares, des aéroports ou votre lieu d'événement, nous mettons tout en œuvre pour assurer un transport fiable, confortable et parfaitement organisé.

Oui. Les chauffeurs de bus sont soumis à une réglementation européenne stricte en matière de temps de conduite, de pauses et de repos.

Après un maximum de 4 h 30 de conduite, une pause obligatoire de 45 minutes doit être respectée. Le temps de conduite journalier est également limité et chaque chauffeur doit bénéficier d'un temps de repos minimum entre deux journées de travail.

Ces obligations ont un impact direct sur l'organisation des navettes. Selon la durée de l'événement, les horaires ou le nombre de rotations, il peut être nécessaire de prévoir plusieurs chauffeurs ou plusieurs véhicules afin de garantir la continuité du service.

Chez FLUXOLOGY, nous intégrons systématiquement ces contraintes dès la phase de planification. Vous bénéficiez ainsi d'une solution conforme à la législation, optimisée sur le plan opérationnel et sans mauvaise surprise le jour de votre événement.

Oui. En complément de nos services de mobilité, nous proposons une large gamme de matériel et de signalisation destinés à assurer une gestion efficace et sécurisée des flux de circulation.

Nous pouvons notamment fournir :

• De la signalisation temporaire
• De la signalisation directionnelle
• Du matériel de balisage
• Des cônes, barrières et équipements de délimitation
• De la signalisation de parking
• De la signalisation personnalisée aux couleurs de votre événement

Nous pouvons également assurer la livraison, l'installation, l'entretien et le démontage de l'ensemble du matériel.

Non. Chez FLUXOLOGY, nous faisons bien plus que mettre du personnel, des véhicules ou du matériel à disposition.

Notre véritable valeur ajoutée réside dans l'analyse de votre projet, la compréhension de vos contraintes et la conception de la solution de mobilité la plus efficace. Nous étudions votre site, les flux attendus, votre budget, vos objectifs et vos contraintes opérationnelles afin de vous proposer une organisation réellement adaptée à votre événement.

Il arrive même que notre recommandation consiste à réduire le nombre de collaborateurs, revoir les itinéraires des navettes, optimiser l'implantation des parkings ou adapter certaines procédures d'accueil. Notre objectif est toujours de trouver le meilleur équilibre entre la sécurité, la fluidité des déplacements, l'expérience des participants et la maîtrise de votre budget.

Nous considérons chaque projet comme un véritable partenariat. Nous réfléchissons avec vous et pour vous afin de concevoir une solution sur mesure, plutôt que d'appliquer une approche standard.

Nos tarifs dépendent de plusieurs facteurs, notamment :

• La taille de l'événement
• La complexité logistique
• Le nombre de collaborateurs, de véhicules et de matériels nécessaires
• La durée des prestations

Chaque événement étant unique, nous établissons systématiquement une offre personnalisée, parfaitement adaptée à vos besoins opérationnels et à votre budget.

Nos conditions de paiement sont précisées dans chacune de nos offres.

Dans la majorité des cas, nous demandons un acompte avant l'événement, le solde étant facturé à l'issue de la prestation.

Selon l'ampleur, la durée ou la nature du projet, des conditions particulières peuvent être appliquées. Celles-ci sont toujours clairement indiquées dans notre offre.

Nos conditions d'annulation sont clairement reprises dans chacune de nos offres.

Nous savons que l'organisation d'un événement peut être soumise à des imprévus. Dans la mesure du possible, nous cherchons toujours une solution équitable en tenant compte de la date d'annulation, des engagements déjà pris et des frais déjà engagés.

Notre priorité est de maintenir une relation transparente, constructive et durable avec chacun de nos clients.

Le taux de TVA dépend de la nature des prestations réalisées.

Les prestations de transport de personnes effectuées en Belgique (bus, autocars, navettes avec chauffeur, etc.) sont soumises au taux réduit de TVA de 6 %.

Les prestations de gestion de la mobilité, telles que la coordination, les stewards, les Flux Managers, la gestion des parkings, la signalisation, la location de matériel, les études ou encore les plans de mobilité, sont quant à elles soumises au taux normal de TVA de 21 %.

Lorsqu'un projet comprend à la fois des prestations de transport et des prestations de services, il est donc parfaitement normal que deux taux de TVA différents apparaissent sur une même facture, conformément à la législation belge.

Lorsque nous réalisons une prestation pour une entreprise établie à l'étranger, le régime de TVA dépend de la nature de la prestation ainsi que du pays dans lequel le client est établi.

Pour les entreprises établies dans un autre État membre de l'Union européenne et disposant d'un numéro de TVA intracommunautaire valide, nos prestations de services sont, dans la plupart des cas, facturées hors TVA belge, selon le mécanisme de l'autoliquidation (reverse charge). Le client déclare alors lui-même la TVA dans son pays.

Les prestations de transport de personnes réalisées en Belgique restent quant à elles soumises au taux réduit de TVA de 6 %, conformément à la législation belge, y compris lorsque le client est une société étrangère.

Certaines prestations directement liées à un événement ou à une activité organisée en Belgique peuvent également rester soumises à la TVA belge, selon les dispositions fiscales applicables.

Chaque dossier est analysé individuellement afin d'appliquer le régime de TVA approprié et de garantir une facturation conforme à la législation belge et européenne.

Notre équipe est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions concernant la mobilité événementielle, la gestion des parkings, les navettes, le personnel, la signalisation ou toute autre demande liée à votre projet.

Chaque événement étant unique, nous prenons le temps d'analyser vos besoins afin de vous proposer une solution sur mesure, adaptée à vos contraintes opérationnelles, techniques et budgétaires.

N'hésitez pas à nous contacter pour bénéficier de conseils personnalisés ou demander une offre sans engagement.